Je zit lekker bij ons op kantoor achter je eigen iMac. Je staat veel in contact met alle Taide Agents die voor ons werken. De ene keer check je bijvoorbeeld of de uren die ingevoerd staan wel kloppen of help je ze verder met een vraag over een factuur. Dit doe je met jouw werktelefoon! Verder zul je ook een band op bouwen met de afnemer om uren te controleren. Naast de inkoop en verkoopfacturen netjes afhandelen mag je je altijd bemoeien met de interne processen van Taide, daar zijn we ten slotte een start-up voor. Last but not least: lunch wordt geregeld in de tuin met Taide tafel en om de week lekker buiten de deur! We werken in een team van 5 (eigenlijk 6, if you count vis ‘Teddy’ in). Verder zitten we in een kantoor wat gedeeld wordt met wat andere creatieve bedrijven.
Over TAIDE
TAIDE | The Agency is een creatief hospitality & event productions bureau met oog voor detail. Hectiek op de werkvloer of niet, wij zullen altijd een tandje bijzetten voor de finishing touch. De kers op de taart, of beter gezegd, het gouden randje waar je naar op zoek bent.
Dankzij onze no-nonsense aanpak en frisse blik zetten we standaard iets unieks neer: persoonlijk en op maat gemaakte service op high end niveau. Maar we laten geen moment aan het toeval over. Naast het verzorgen van zorgvuldig geselecteerd personeel op locatie, nemen we de regie door logistiek en conceptueel mee te denken; we helpen op productieniveau en regelen een strakke planning. Kortom, alles om je evenement van A tot Z in goede banen te leiden.
Taide zorgt voor een goede match voor een opdracht tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Daaromheen verzorgd TAIDE voor ‘food, beverage & hospitaly’ een inspirerende community. Waarbinnen er meer geleerd en informatie gedeeld kan worden op elk aspect
Taken binnen de functie
Concrete hoofdtaken:
- verwerken en controleren van inkoopfacturen;
- verkoopfacturen opmaken en verwerken;
- facturen inboeken en verwerken in Exact;
- communicatie met de accountmanager: voorstellen controleren en uren administratie (afspraken over reiskosten, uitzonderingen etc.)
- Stelt uitgaande facturen op;
- Beheert debiteuren;
- uitvoeren en controleren van diverse administratieve werkzaamheden;
- Vind het leuk om zelfstandig een eigen project aan te pakken.
- Ondersteunt en legt verantwoording af aan de Financieel Manager;
Vedere taken:
- interne processes in kader brengen en verbeteren
- advies geven aan startende zzp’ers
- vactures uitschrijven
- overeenkomsten in orde maken
- Kan de communicatie met de accountmanager beter? Hoe verloopt het proces van voorstel naar factuur?
- Meedenken en het veranderen van hoe er gewerkt wordt
De programma’s waarmee je werkt uitgelegd:
Exact Online
Exact Online is ons boekhoudprogramma. Hier worden alle facturen en geldzaken in verwerkt. De accountant regelt hier tevens de belastingen mee. Dat dit programma tot in de puntjes klopt is dus van groot belang. Aan de hand van dit programma zal ook financieel advies tot stand komen.
Slack
Slack is ons interne communicatiesysteem binnen het kantoor. Het is een soort whatsapp 2.0 – je kunt er bestanden delen, groepsgesprekken starten, prive gesprekken hebben.
Spark mail
Het mailsysteem, je zal volgende mailboxen beheren:
De admin mailbox zal je gebruiken voor het contact met de TAIDE agents (iedereen die werkt via TAIDE). Hier worden dingen in geregeld zoals advies bij zzp’er worden en de overeenkomsten/contracten worden hier in orde gemaakt.
Op de factuur mailbox beheer je alle facturen en vraag je om bijvoorbeeld aanpassingen etc.
Met de finance mailbox worden al het contact gedaan over verkoopfacturen. Deze worden tevens met dit mail adres verstuurd. Dit is een stukje klantencontact.
Notion
Notion is dit programma waar je nu in zit. Notion is binnen TAIDE twee concrete dingen:
- informatie wiki (zoals deze pagina)
- werkbestand (bestanden waarbinnen de informatie constant blijft veranderen, deze gebruik je om je werkzaamheden te monitoren of heb je nodig bij werkzaamheden)
Notion is ons interne programma, alles wat er gebeurd binnen TAIDE wordt hierbinnen gemonitord en verwerkt. We werken zo min mogelijk met papier of programma’s die vaste informatie genereren zoals Word, dus hierin verwerk je ook alles wat je normaal op papier of Word zou doen. Denk aan aantekeningen, berekeningen, verslagen etc.
Belangrijk
Werken in een start-up brengt vrijheid en verantwoordelijkheid met zich mee. Onze manier van werken binnen TAIDE is niet strikt hierargisch. Wanneer jij je bij het team voegt zullen we jou volledig vetrouwen in jouw werkzaamheden. Dit betekent dat het gesprek over hoe de werkzaamheden precies uitgevoerd moeten worden altijd open blijft staan. Wij zijn van mening dat degene die de werkzaamheden uitvoert het beste weet hoe dit moet. We zullen hierbij altijd een steun zijn en ook als wij denken dat het efficienter kan zullen we dit behandelen.
Concreet
- Aantal uur in de week: 16 uur
- Dit mag verdeeld worden over 2, 3 of 4 dagen (van maandag tot vrijdag).
- Je werkt bij ons op kantoor (jouw bureau en computer staat daar)
- De tijden hierbij zijn flexibel. Onze standaard tijden zijn van 09:30-18:00 – maar tijden hier ongeveer omheen zijn bespreekbaar
