Functie Admin & HR

Je zit lekker bij ons op kantoor achter je eigen iMac. Je staat veel in contact met alle Taide Agents die voor ons werken. De ene keer check je bijvoorbeeld of de uren die ingevoerd staan wel kloppen of help je ze verder met een vraag over een factuur. Dit doe je met jouw werktelefoon! Verder zul je ook een band op bouwen met de afnemer om uren te controleren. Naast de inkoop en verkoopfacturen netjes afhandelen mag je je altijd bemoeien met de interne processen van Taide, daar zijn we ten slotte een start-up voor. Last but not least: lunch wordt geregeld in de tuin met Taide tafel en om de week lekker buiten de deur! We werken in een team van 5 (eigenlijk 6, if you count vis ‘Teddy’ in). Verder zitten we in een kantoor wat gedeeld wordt met wat andere creatieve bedrijven.

Over TAIDE

TAIDE | The Agency is een creatief hospitality & event productions bureau met oog voor detail. Hectiek op de werkvloer of niet, wij zullen altijd een tandje bijzetten voor de finishing touch. De kers op de taart, of beter gezegd, het gouden randje waar je naar op zoek bent.

Dankzij onze no-nonsense aanpak en frisse blik zetten we standaard iets unieks neer: persoonlijk en op maat gemaakte service op high end niveau. Maar we laten geen moment aan het toeval over. Naast het verzorgen van zorgvuldig geselecteerd personeel op locatie, nemen we de regie door logistiek en conceptueel mee te denken; we helpen op productieniveau en regelen een strakke planning. Kortom, alles om je evenement van A tot Z in goede banen te leiden.

Taide zorgt voor een goede match voor een opdracht tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Daaromheen verzorgd TAIDE voor ‘food, beverage & hospitaly’ een inspirerende community. Waarbinnen er meer geleerd en informatie gedeeld kan worden op elk aspect

Taken binnen de functie

Concrete hoofdtaken:

  • verwerken en controleren van inkoopfacturen;
  • verkoopfacturen opmaken en verwerken;
  • facturen inboeken en verwerken in Exact;
  • communicatie met de accountmanager: voorstellen controleren en uren administratie (afspraken over reiskosten, uitzonderingen etc.)
  • Stelt uitgaande facturen op;
  • Beheert debiteuren;
  • uitvoeren en controleren van diverse administratieve werkzaamheden;
  • Vind het leuk om zelfstandig een eigen project aan te pakken.
  • Ondersteunt en legt verantwoording af aan de Financieel Manager;

Vedere taken:

  • interne processes in kader brengen en verbeteren
  • advies geven aan startende zzp’ers
  • vactures uitschrijven
  • overeenkomsten in orde maken
  • Kan de communicatie met de accountmanager beter? Hoe verloopt het proces van voorstel naar factuur?
  • Meedenken en het veranderen van hoe er gewerkt wordt

De programma’s waarmee je werkt uitgelegd:

Exact Online

Exact Online is ons boekhoudprogramma. Hier worden alle facturen en geldzaken in verwerkt. De accountant regelt hier tevens de belastingen mee. Dat dit programma tot in de puntjes klopt is dus van groot belang. Aan de hand van dit programma zal ook financieel advies tot stand komen.

Slack

Slack is ons interne communicatiesysteem binnen het kantoor. Het is een soort whatsapp 2.0 – je kunt er bestanden delen, groepsgesprekken starten, prive gesprekken hebben.

Spark mail

Het mailsysteem, je zal volgende mailboxen beheren:

De admin mailbox zal je gebruiken voor het contact met de TAIDE agents (iedereen die werkt via TAIDE). Hier worden dingen in geregeld zoals advies bij zzp’er worden en de overeenkomsten/contracten worden hier in orde gemaakt.

Op de factuur mailbox beheer je alle facturen en vraag je om bijvoorbeeld aanpassingen etc.

Met de finance mailbox worden al het contact gedaan over verkoopfacturen. Deze worden tevens met dit mail adres verstuurd. Dit is een stukje klantencontact.

Notion

Notion is dit programma waar je nu in zit. Notion is binnen TAIDE twee concrete dingen:

  • informatie wiki (zoals deze pagina)
  • werkbestand (bestanden waarbinnen de informatie constant blijft veranderen, deze gebruik je om je werkzaamheden te monitoren of heb je nodig bij werkzaamheden)

Notion is ons interne programma, alles wat er gebeurd binnen TAIDE wordt hierbinnen gemonitord en verwerkt. We werken zo min mogelijk met papier of programma’s die vaste informatie genereren zoals Word, dus hierin verwerk je ook alles wat je normaal op papier of Word zou doen. Denk aan aantekeningen, berekeningen, verslagen etc.

Belangrijk

Werken in een start-up brengt vrijheid en verantwoordelijkheid met zich mee. Onze manier van werken binnen TAIDE is niet strikt hierargisch. Wanneer jij je bij het team voegt zullen we jou volledig vetrouwen in jouw werkzaamheden. Dit betekent dat het gesprek over hoe de werkzaamheden precies uitgevoerd moeten worden altijd open blijft staan. Wij zijn van mening dat degene die de werkzaamheden uitvoert het beste weet hoe dit moet. We zullen hierbij altijd een steun zijn en ook als wij denken dat het efficienter kan zullen we dit behandelen.

Concreet

  • Aantal uur in de week: 16 uur
  • Dit mag verdeeld worden over 2, 3 of 4 dagen (van maandag tot vrijdag).
  • Je werkt bij ons op kantoor (jouw bureau en computer staat daar)
  • De tijden hierbij zijn flexibel. Onze standaard tijden zijn van 09:30-18:00 – maar tijden hier ongeveer omheen zijn bespreekbaar

Verstuur jouw Sollicitatie

Vul het formulier in en wij nemen snel contact met je op.

Allround online content stagiair

Tailormade Hospitality

ALLROUND ONLINE CONTENT STAGIAIR – JOIN TEAM TAIDE

Heb jij je social media accounts goed in de vingers, weet je precies met welke hashtag een post nog beter uit de verf komt, en word je enthousiast van veel creatieve vrijheid? Dan ben jij onze ideale kandidaat!

Omschrijving Bedrijf:

TAIDE is een energieke en creatieve community, thuis in de wereld van food, beverage, service en hospitality. Ons team is jong en hecht en de drive om het komende jaar een enorme groei door te maken is groot; daar hebben we jouw hulp bij nodig!

We ondersteunen restaurants, hotels en losse evenementen door de best mogelijke service te bieden met behulp van ons ‘hand picked’ hospitality netwerk. We verzorgen PR-events, winkelopeningen, collectie lanceringen en activaties, maar ook privé-partijen, huiskamerconcerten en walking diners. Van concept tot uitvoering: altijd stijlvol, telkens weer verrassend. Door creativiteit, kennis en een oog voor detail –zowel in het creatieve proces als op locatie– te combineren met een luisterend oor en persoonlijk contact, bieden wij tailormade service.

Stuur je beste sollicitatiebrief naar tailormade@taideagency.com en bereid je voor op een halfjaar vol toffe events, onwijs leuke collega’s, genoeg ruimte voor eigen input en ideeën, én een hele goede aanvulling op je CV.

Functieomschrijving & werkzaamheden:

  • Meedenken en uitvoeren van social media strategie voor TAIDE | The Agency, TAIDE | .nl en TAIDE agents
  • Nauwe samenwerking met TAIDE’s creative copywriter
  • Content creatie: opstellen van voorstellen en meedenken in creatieve processen van onze social media outlets
  • Content coördinatie: planning en uitvoering van content kalender
  • Evenementen op locatie bezoeken als reporter van real-time content
  • Research naar content marketing + social media
  • Design en bewerking van foto’s, video’s en animaties voor onze social accounts en de websites

Profiel stagiair

  • Je staat ingeschreven bij een opleiding
  • Je hebt aantoonbare ervaring met social media platformen
  • Je bent visueel ingesteld en vertaalt teksten makkelijk naar film, fotografie en andere creatieve content
  • Je hebt een creatieve mindset en oog voor kwaliteit
  • Je kunt werken met photoshop wanneer nodig
  • Je ziet het ontvangen en geven van kritiek als een kans om te verbeteren
  • Je bent flexibel en initiatiefrijk
  • Een passie voor food, beverage & hospitality is geen pré, maar werkt wel in je voordeel

Wat bieden wij

  • Een uitdaging om veel te leren binnen een creatief, dynamisch en jong team
  • Een veelzijdige stage met veel verantwoordelijkheid
  • Een leuk kantoor in Amsterdam, inclusief lunch
  • Stagevergoeding

Werken binnen een start-up:

  • We staan open voor ideeën en er is veel creatieve vrijheid
  • Je maakt onderdeel uit van een snel groeiend, gemotiveerd en jong team
  • Je hebt close contact met de co-founders

Event management stagiair

Taide Agency

Event management stagiair – JOIN TEAM TAIDE

Ben jij een organisatietalent die gek is op events? Een geboren manager met een oplossingsgerichte houding die je combineert met een grote dosis enthousiasme? Dan ben jij onze ideale kandidaat!

Omschrijving Bedrijf:

TAIDE is een energieke en creatieve community, thuis in de wereld van food, beverage, service en hospitality. Ons team is jong en hecht en de drive om het komende jaar een enorme groei door te maken is groot; daar hebben we jouw hulp bij nodig!

We ondersteunen restaurants, hotels en losse evenementen door de best mogelijke service te bieden met behulp van ons ‘hand picked’ hospitality netwerk. We verzorgen PR-events, winkelopeningen, collectie lanceringen en activaties, maar ook privé-partijen, huiskamerconcerten en walking diners. Van concept tot uitvoering: altijd stijlvol, telkens weer verrassend. Door creativiteit, kennis en een oog voor detail –zowel in het creatieve proces als op locatie– te combineren met een luisterend oor en persoonlijk contact, bieden wij tailormade service.

Stuur je beste sollicitatiebrief naar tailormade@taideagency.com en bereid je voor op een halfjaar vol toffe events, onwijs leuke collega’s, genoeg ruimte voor eigen input en ideeën, én een hele goede aanvulling op je CV.

Functieomschrijving & werkzaamheden:

  • Je brainstormt mee over de invulling van events
  • Je maakt het draaiboek op orde en zorgt voor de productionele planning
  • Je onderhoudt contact met de klanten en zorgt dat zij op de hoogte zijn van de laatste events en ontwikkelingen
  • Je denkt mee met het marketingteam en creëert content voor events
  • Op het event zorg je dat alles (op tijd) klaar staat, dat iedereen gebriefd is en dat alles perfect verloopt
  • Zowel voor als na het event zorg je dat de communicatie vlekkeloos verloopt – met de leveranciers en de klanten
  • Strategisch meedenken in het groeiproces van het startup bedrijf TAIDE

Profiel stagiair

  • Je staat ingeschreven bij een HBO opleiding
  • Je ziet het ontvangen en geven van kritiek als een kans om te verbeteren
  • Je bent nieuwsgierig, flexibel en initiatiefrijk
  • Je kunt goed tegen stress en houdt je hoofd koel
  • Je denkt in uitdagingen en oplossingen
  • Je bent zelfstandig en hebt een verantwoordelijkheidsgevoel
  • Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden
  • Een passie voor food, beverage & hospitality is geen pré, maar werkt wel in je voordeel

Wat bieden wij

  • Een uitdaging om veel te leren binnen een creatief, dynamisch en jong team
  • Een veelzijdige stage met veel verantwoordelijkheid
  • Een leuk kantoor in Amsterdam, inclusief lunch
  • Een stagevergoeding van 250,- euro per maand

Werken binnen een start-up:

  • We staan open voor ideeën en er is veel creatieve vrijheid
  • Je maakt onderdeel uit van een snel groeiend, gemotiveerd en jong team
  • Je hebt close contact met de co-founders